2. Telephone Conversation & Email – The Mini Japanese Workshop for the MISTI-Japan Interns

Module2: Telephone Conversation & Email

Points

Vocabulary

Tips

Making a call

Beginning:

[affiliation]の[name]と申しますが、いつもお世話になっております。

Asking for a certain person:

[name]さん {いらっしゃいますか／お願いできますか}。

When the person is not available:

何時ごろお戻りになりますか。

また後ほどお電話いたします。

伝言をお願いできますか。

お戻りになったら、お電話くださるようにお伝えください。

かけ直す call back

恐れ入りますsorry for asking you

席を外す away from desk

連絡する　contact

折り返し by return

後ほど later (formal)

接続が悪い bad connection

電話を切る hung up

電話が切れる get disconnected

念のため　just in case

Telephone number pronunciation tips

ん+ vowel:

41 yochi

よんいち X よにちん+ y:

34 sanyon

さんよん

X さにょんん+n

47 yonnana ◯ よんなな Xよなな

Each number=2 mora

2 ni→nii にい3 go→gooごお

Answering the phone

Beginning:

[affiliation]でございます。

はい、私ですが。

if the caller says「いつもお世話になっております」→こちらこそ、お世話になっております。

If not →（いつも）お世話になっております。

When the person the caller asks for is not available:

[nameさん]は、今席を外しておりますが。

今日はこちらにはおりませんが。

後ほどもう一度かけていただけますか。

Having the caller wait:

少々お待ちください。(before)

お待たせいたしました。(after)

To confirm/ask the caller’s name and phone number:

失礼ですが、どのような漢字でしょうか。

念のため、お電話番号をいただけますか。

「もしもし」not for business calls

Ending a call

To let the person know that you have to hung up:

この後約束がありますので、そろそろ失礼いたします。

すみません、他から電話が入ったようですので、

申し訳ありません。ケータイの充電が切れそうなので。
- お忙しいところ、どうもありがとうございました。
- 失礼（いた）します。

そろそろ

お忙しいところ

Troubles [At work & daily]

Unable to hear the caller’s name:

失礼ですが、(どちら様でしょうか)。

すみませんが、お名前をもう一度お願いできますか。

恐れ入りますが、お名前をもう一度よろしいでしょうか。

When unable to understand Japanese: [At work & daily]

すみませんが、もう一度お願いできますか。

すみませんが、ゆっくり話していただけませんか。

（まだ）日本語がよく分からないので、{英語でお願いできますか／英語で話してもよろしいですか}。

何度も申し訳ありません。ちょっと分からないので、{日本人／他の者}にかわってもよろしいでしょうか。[work]

Sound problem/Bad connection:

ちょっとよく{聞こえにくい/聞こえない}んですが。

申し訳ありません、お電話が遠いようですが。

接続が悪いようです。

一度切って掛け直していただけますか。

掛け直しますので一旦切ってお待ちください。

After losing the connection:

大変失礼しました。突然切れてしまいまして。

Unwanted sales calls: [daily]

すみませんが、ちょっと今忙しいので…。

興味がありませんので…。

Hard to distinguish

Alphabets:

T/D

B/V

M/N

Numbers:

1（いち）/7（しち）

四日（よっか）/八日（ようか）

How to confirm:

「TシャツのTですか」

「ABC のBですか」

「なな（7）ですね」

Wrong number [At work & daily]

As a recipient:

いいえ、違いますが…。

こちらは＿＿ですが…。

失礼ですが、どちらにおかけでしょうか。

As a caller:

[telephone #/name]じゃありませんか。

[telephone #]にかけたつもりなんですが…。

あ、間違えました。すみません。

申し訳ありません。

失礼（いた）しました。

Cell phone/Smart phone [daily]

スマホ用語集

スマホ用語辞典

顔認証

圏外

電波

同期

電源

長押し

再起動

ホーム画面

テザリング

赤外線通信

ワンセグ

QRコード

着信音

着メロ

マナーモード

未読

既読スルー

自撮り

インスタ映え

携帯電話のタブー

In public:

公共交通機関（電車、地下鉄、バスなど）内での通話

At work:

私用電話通話

個人的なネットサーチ

メール／テキストチェック

Business E-mail

Basic structure:

1. Addressee’s (affiliation and) name

2.Opening

3. Main message

4. Ending

5. Sender’s name

(mail address? Affiliation?)

メールを送る

送信する　send

転送する　forward

添付する　attach

受信する　receive